Política de tratamiento de datos personales e información sensible en el Consejo de Estado

1. Alcance

El presente documento establece las políticas de tratamiento de datos personales en el Consejo de Estado, en cumplimiento con lo consagrado en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y se aplicará a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales y sensibles.

2. Responsables y encargado del tratamiento de datos personales

El responsable del tratamiento de los datos personales es el Consejo de Estado ubicado en la calle 12 No. 7-65 Palacio de Justicia – Bogotá. Teléfono 3506700.

Página web www.consejodeestado.gov.co

3. Definiciones

Con arreglo a la ley, a continuación, se presentan las definiciones necesarias para el correcto entendimiento del presente documento:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

• Dato personal: cualquier información que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.

• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, procesamiento, uso, circulación o supresión.

• Dato sensible: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

4. Tratamiento de datos personales

El tratamiento que realiza el Consejo de Estado será el de recolectar, almacenar, procesar y usar los datos personales, según las actividades en que se requiera dicha información, dando cabal cumplimiento a lo consagrado por la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 para cumplir con los siguientes objetivos:

• Registrar la información recolectada con previa autorización expresa del titular, en las bases de datos del Consejo de Estado, con el fin de analizar la prestación del servicio de administración de justicia realizando encuestas que permitan generar datos estadísticos como indicadores para la formulación de propuestas de mejora en la prestación del servicio.

• Enviar a los titulares de los datos personales información de su interés que tenga que ver con el funcionamiento del Consejo de Estado y estén enterados de cualquier cambio o mejora que se implemente en la corporación para aumentar la confianza y la satisfacción de nuestros usuarios y grupos de interés.

5. Derechos de los titulares de los datos personales

Los titulares de los datos personales tienen derecho a:

• Acceder en forma gratuita a los datos suministrados al Consejo de Estado que hayan sido objeto de tratamiento.

• Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos sensibles, parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido.

• Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento de datos personales.

• Solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, el cual procederá cuando la autoridad haya determinado que el Consejo de Estado en el tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la normatividad vigente.

• Conocer la política de tratamiento de datos personales del Consejo de Estado y el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.

• Identificar al responsable, es decir, el despacho, secretaría o relatoría que dará trámite y respuesta a sus solicitudes.

• Los demás señalados por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

6. Deber de información al titular

El Consejo de Estado, como responsable y encargado del tratamiento de datos deberá informar al titular, al momento de la autorización, lo siguiente:

• El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.

• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

• Los derechos que le asisten como titular.

• La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable y encargado del tratamiento.

Como responsable del tratamiento se conservará prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente artículo y, si el titular lo solicita, se entregará copia de la misma.

7. Casos en los que no es necesaria contar con la autorización del titular de la información

Cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial:

• Datos de naturaleza pública.

• Casos de urgencia médica o sanitaria.

• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

• Datos relacionados con el registro civil de las personas.

Debe aclararse que quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá, en todo caso, cumplir con las disposiciones contenidas en la ley.

8. Área encargada de la recepción de PQRSD sobre datos personales

El despacho, secretaría o relatoría a la cual se dirija la petición, queja, reclamo, sugerencia o denuncia, será la encargada de darle el trámite correspondiente.

9. Procedimiento para la atención y respuesta a PQRSD

Los titulares de los datos personales que el Consejo de Estado esté usando y tratándolos, en cualquier momento podrán presentar solicitudes para conocer, actualizar o corregir la información.

Este procedimiento se realizará de conformidad con la Ley 1581 de 2012. El Consejo de Estado ha dispuesto los siguientes medios para la recepción de las PQRSD:

• Por correo electrónico a las siguientes direcciones:

presidencia@consejodeestado.gov.co

ces1secr@consejodeestado.gov.co

ces2secr@consejodeestado.gov.co

ces3secr@consejodeestado.gov.co

ces4secr@consejodeestado.gov.co

ces5secr@consejodeestado.gov.co

secgeneral@consejodeestado.gov.co

cescsecr@consejodeestado.gov.co

relatoriace@consejodeestado.gov.co

• • Escrito radicado en la oficina de correspondencia, la relatoría o en cualquiera de las siete secretarías del Consejo de Estado

• Vía telefónica al número 3506700

• Página web del Consejo de Estado http://consejodeestado.gov.co/PQRSconsejoestado/

Las PQRSD serán tramitadas dentro de los términos legales. Cuando por circunstancias de fuerza mayor no se pueda cumplir con dichos términos, se informará al titular indicándole la fecha en la que se emitirá la respuesta (artículo 14, parágrafo, Ley 1755 de 2015).

La respuesta será enviada al correo electrónico suministrado al momento de su recepción, en caso que no se disponga de uno, se remitirá a la dirección física señalada. Cuando se trate de una petición anónima o no se suministre ninguno de estos datos, la respuesta a la PQRSD se publicará en la página de la corporación http://www.consejodeestado.gov.co/consejo-de-estado-2-2-3-2-4/servicios-en-linea/pqrs/.

10. Tratamiento de datos sensibles en el Sistema de Gestión Justicia XXI

Los datos recolectados por el Consejo de Estado con propósitos judiciales no requieren autorización del titular, en aplicación del artículo 6 literal d) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, en vista de que se trata de recolectar datos para efectos del reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

No ocurre lo mismo cuando se trata de datos personales y sensibles de los menores de edad, pues según el artículo 7 de la citada norma «Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.».

En este orden de ideas, cualquier dato o información personal de los menores no puede ser utilizado bajo ninguna circunstancia ni en ninguna situación, excepto cuando sea de naturaleza pública, de lo que se infiere que en los procesos judiciales que cursen en el Consejo de Estado, se salvaguardará la información y se realizarán las gestiones pertinentes para que en ningún aplicativo, sentencia o auto se visualicen.