Esta herramienta está disponible para el personal de relatoría y permite visualizar las providencias que una vez han sido notificadas, son asignadas de manera automática por el sistema a una determinada relatoría. De igual manera, en este módulo se realiza el proceso de titulación y disposición de información para la consulta de jurisprudencia.
Al ingresar, se encuentran las siguientes opciones:
Por asignar #
Esta pestaña permite visualizar las providencias que han sido notificadas y asignadas al relator que consulta, a través del ícono
De igual manera, el relator asigna a su equipo de trabajo o a sí mismo las providencias para su titulación. Para realizar este proceso, el usuario deberá hacer clic en una o varias casillas asociadas a las providencias y luego pulsar clic en el botón Ir a asignar
En los campos desplegados, seleccione la persona a quien va a asignar las providencias e indique los números de días hábiles que tendrá para desarrollar esta actividad y un mensaje relacionado, luego pulse clic en el botón Asignar.
Las providencias asignadas, saldrán de esta pestaña y serán visibles en el perfil de la persona a quien se asignó en la pestaña denominada Por titular.
Por titular #
Esta pestaña refleja las providencias que el usuario tiene pendientes por titular. Seleccione la providencia o providencias de su interés y pulse clic en el botón Descargar documentos seleccionados.
El sistema descargará los archivos seleccionados y los guardará en la carpeta Mis documentos que se encuentra ubicada en el equipo de cómputo local, así:
Recuerde que…
Se encuentra en proceso de desarrollo el nuevo módulo de titulación y consulta de jurisprudencia, de tal manera que, una vez realiza la descarga de la providencia a través de SAMAI, la carga de la titulación se realiza por el aplicativo Administrador de relatoría actualmente empleado por la relatoría. Una vez carga en ese sistema, la providencia se registra en la pestaña Finalizados
En esta misma pestaña cuando ingresa un usuario del equipo colaborador de la relatoría, encontrará a disposición el botón Enviar a revisión
Aquí seleccionará de la lista del campo Quien revisará, el nombre del relator quien será la persona que dará la aprobación del proyecto de titulación; deberá ingresar un mensaje u observación.
SAMAI permite adjuntar el link de acceso a un documento compartido para que al ser recibido por el relator pueda tener acceso directo al documento que contiene el proyecto de titulación.
Para realizar este procedimiento, el documento debe estar almacenado dentro de las carpetas de trabajo colaborativo One Drive; desde allí, seleccionar el documento y pulsar clic derecho sobre el nombre del archivo, luego elija Compartir.
En la ventana desplegada, ingrese el nombre del relator quien será la persona con quien compartirá el documento y luego haga clic en el botón Copiar vínculo
El sistema desplegará el vínculo que le permitirá al relator realizar la consulta del documento, haga clic en el botón Copiar y péguelo en el campo Link interno proyecto / titulación
Finalmente, pulse clic en el botón Enviar a revisión. Este registro desaparecerá de esta pestaña y podrá visualizarlo en la opción En revisión
Por revisar #
La pestaña Por revisar permite a los relatores conocer las providencias que el equipo colaborador ya trabajó y que se encuentran pendientes por aprobación del relator para ser cargadas a través del aplicativo Administrador de relatoría.
Si el documento cumple con los requerimientos establecidos y el relator aprueba el proyecto de titulación, dará clic en el botón Finalizado y esta providencia saldrá del listado Por revisar de los registros del relator e ingresará al listado de la pestaña Para cargar del equipo colaborador. En caso que el relator tenga una observación, la devolverá y este registro aparecerá en Por revisar del equipo colaborador.
Cuando ingresa un usuario del equipo colaborador de la relatoría a la pestaña Por revisar, encontrará a disposición el botón Enviar a revisión. Los registros visualizados aquí son los que el relator ha devuelto con alguna observación y deben ser revisados por el usuario.
Reparto manual #
Esta es una pestaña temporalmente disponible en el sistema. Su función principal es listar las providencias que pasaron el proceso de notificación y que fueron distribuidas por la relatoría antes de la entrada en producción de este módulo o que no alcanzaron a adquirir las reglas del reparto automático por fecha de vigencia del módulo.
Tal como se describe en la pestaña Por asignar, el relator asigna a su equipo de trabajo o a sí mismo las providencias para su titulación. Para realizar este proceso, el usuario deberá hacer clic en una o varias casillas asociadas a las providencias y luego pulsar clic en el botón Ir a asignar
En los campos desplegados, seleccione la persona a quien va a asignar las providencias e indique los números de días hábiles que tendrá para desarrollar esta actividad y un mensaje relacionado, luego pulse clic en el botón Asignar.
Niveles de carga #
En esta opción, el relator podrá tener información cuantitativa de las providencias que han sido asignadas, cuantas están en revisión, cuantas tiene el plazo vencido para su titulación y cuantas se encuentras finalizadas, por cada integrante del equipo colaborador.
En titulación #
Esta pestaña permite visualizar todas las providencias que están en trámite para ser tituladas por el relator y su equipo colaborador. De igual manera permite detallar a quien fue asignada determinada providencia y tener un seguimiento de esta.
Desde esta opción, el relator podrá reasignar una providencia en el caso que lo requiera, para ser asignada a otro integrante del grupo. Para ello, deberá seleccionar la providencia y hacer clic en el botón Reasignar o requerir.
En los campos desplegados, seleccione la opción reasignar proyecto / titulación y luego elija a la persona a quien va a reasignar la providencia e ingrese un mensaje relacionado a la actividad a desarrollar, luego pulse clic en el botón Confirmar.
Si sólo requiere enviar alguna observación sobre una determinada providencia, seleccione la opción Realizar observación e ingrese el mensaje.
En notificación #
La pestaña En notificación listará todas las providencias que están en curso para su notificación de la sección o sala. Este listado no implica que las providencias listadas corresponderán en su totalidad al usuario que consulta; su carácter es informativo.
Para cargar #
Esta opción permite visualizar las providencias que los relatores han aprobado del proyecto de titulación y podrán ser cargadas a través del aplicativo Administrador de relatoría.
Finalizados #
Esta pestaña lista todas las providencias que han sido tituladas y cargadas a través del aplicativo Administrador de relatoría. SAMAI realiza una verificación de lo existente en su base de datos contra la base de datos de relatoría actual, comparando el número de radicado y la fecha de la providencia.