Para cargar una audiencia en SAMAI, se crea una nueva actuación seleccionando el tipo de acuerdo al tema de la audiencia, a continuación, seleccionar la etapa procesal, registrar la fecha de actuación, seleccionar providencia, pero para este caso solo permite audiencia, seleccionar la decisión principal en cuanto a la ejecución de la audiencia, como audiencia aplazada, realizada o suspendida.
En la parte inferior encontramos Datos de la audiencia, aquí registramos la hora inicial, la hora final, la cantidad de Autos interlocutorios y Autos de Sustanciación que se emitieron en la audiencia, copiar la URL donde se encuentra guardada la audiencia.
A continuación, registrar la anotación correspondiente a la audiencia realizada, seleccionar la ubicación, indicar la cantidad de folios y cuadernos si es necesario y por último dar clic en Anexar Archivos para seleccionar el archivo de la audiencia.
Al dar clic en Anexar archivos, se despliega el formulario Seleccione los soportes anexar, aquí debe indicar a que cuaderno pertenece, el tipo documental, solicita que amplié brevemente la descripción del documento, seleccionar el origen del documento, si es electrónico, si es Digitalizado o escaneado, si es físico, en este caso la audiencia es un documento virtual, al seleccionar esta opción, se activan 2 opciones, la primera es por URL, aquí el sistema nos solicita copiar la URL del OneDrive donde se encuentra guardada la audiencia,
La segunda opción es almacenando la audiencia en Azure store, de este modo se selecciona que su origen es de forma virtual, se selecciona la opción Almacena en Azure, a continuación, encontramos 2 campos, en el primero permite seleccionar a que sección o sala pertenece, en donde dice Nombre blob escribir la URL para su consulta.
Cuando el tamaño del archivo de las audiencias supera los 500Mb, lo recomendable es anexar a SAMAI un documento con el link de descarga del mismo, de acuerdo a los siguientes casos:
Caso 1. La audiencia es parte de un proceso que viene en segunda instancia o está como anexo de la demanda en un proceso de primera instancia.
Si el link de la audiencia está en un sitio oficial de la Rama Judicial puede referirse libremente, de lo contrario, se sugiere solicitar al despacho de origen que se cargue el archivo en un repositorio oficial de la Rama Judicial para incorporarlo a SAMAI.
Pasos:
- Elaborar archivo donde refiera el link de descarga
- Guárdar archivo preferiblemente en formato pdf
- Incorporar el documento a SAMAI a través del registro de la actuación: Expediente Digital
Caso 2. Audiencia realizada en la corporación
Al registrar la actuación de la audiencia, el sistema solicitará el link donde se encuentra la misma, recuerde que debe estar en un repositorio de one drive del despacho o en el repositorio dispuesto para tal fin por la Rama Judicial.
