Registro de providencia para firma electrónica #
SAMAI ofrece el servicio de firma electrónica de documentos judiciales, tanto para magistrados, como para secretarios y conjueces.
Todos los servidores judiciales asociados a despachos y secretarias, podrán únicamente consultar los documentos que tiene pendiente para firma el magistrado o secretario correspondiente, con el fin de precisar si los documentos son los que se cargaron y/o si ya fueron firmados.
Es necesario aclarar que los documentos que están en la bandeja de firmas a pesar de estar registrados en la actuación, no pueden ser consultados por el público hasta tanto el documento tenga todas las firmas que se requirieron.
Consulta de los documentos para firma o firmados #
En la página principal de SAMAI seleccione la pestaña Servidor Judicial / Portal de Firmas.
El usuario podrá consultar los documentos pendientes para firma y los documentos que se encuentran firmados. Los documentos pendientes para firma se encuentran clasificados por: Firmas de ponente o secretario (dependiendo del perfil), firmas de subsección, firmas de Sala/Sección, firmas de Sala Plena, firmas de Salas Especiales, Sujeto procesal
El portal de firmas permite descargar el documento a firmar para validarlo, sin embargo, el botón para firmar solo se presenta a los servidores judiciales habilitados.
Es de anotar que, el sistema permite a los firmantes cuando hay firmas conjuntas, manifestar si hay novedades con respecto a la decisión a firmar, tales como: salvamentos o aclaraciones de voto.
Firmar documentos electrónicos #
La opción de firmar documentos, solo se presenta a los servidores judiciales habilitados. En el módulo Portal de Firmas, visualice la opción documentos a firmar y seleccione el tipo de firma a realizar.
El sistema presentará los documentos correspondientes al tipo de firma; seleccione el documento y si es necesario especificar que este tiene salvamentos o aclaraciones, elija de la lista en el campo Observaciones; luego haga clic en la caja de selección y posteriormente, en el botón Firmar.
Recuerde que…
El sistema permite seleccionar todos los documentos pendientes de un tipo de firma, para ello, haga clic en la caja Seleccionar todos los documentos
El sistema enviará un correo al firmante habilitado, con los datos de los documentos que está firmando y el número de certificado de integridad para cada uno. Adicionalmente, remite un código de validación de seis (6) dígitos para la firma que deberá ser digitado o copiado en un tiempo máximo de quince minutos, en el campo ingrese la clave que le llegó a su correo institucional, como parte de la seguridad del sistema.
Una vez validado por el sistema, haga clic en el botón Confirmar y firmar
Finalizado el proceso, el documento desaparece de la bandeja de documentos pendientes por firmar y se va al historial de firmas en Documentos firmados.
Retiro de un documento del portal de firmas #
Si un documento debe ser retirado del listado de pendientes para firma, ya sea, por ser cargado al sistema por error o porque tiene algún cambio requerido por el firmante, debe comunicar al ponente del proceso o al originador de la providencia, en caso de los salvamentos, quien podrá:
- Seleccionar el número de radicación para ingresar al proceso y buscar la actuación respectiva.
- Modificar la actuación registrando la novedad, generando la desactivación del documento anterior y subiendo el documento correcto o, anulando la actuación si esta era equivocada.