Procedimiento para dejar como reservada la actuación o el documento
Este instructivo indica los pasos a seguir para dejar como reservado tanto la actuación como alguno de los documentos del proceso y asi no sean visibles en la pagina web o al publico en general y solo sean visto por el despacho y los sujetos procesales, para esto haga lo siguiente:
Paso 1: Ingresar a SAMAI #
Si no visualiza la página en el navegador revise que antes de la dirección contenga las letras “https” de lo contrario agregue laletra “s”, como se ve a continuación:
Nota: Si no esta registrado consulte la siguiente guía de registro.
Paso 2: Busque el proceso #
Paso 3: Registrar actuación #
Una actuación, es todo acto judicial que suele dejar constancia documentada como las providencias, autos, declaraciones, emplazamientos, notificaciones y demás diligencias que debidamente autorizados constituyen parte importante del proceso.
SAMAI controla el acceso al expediente, la seguridad e integridad de los documentos incorporados como de las actuaciones y su nivel de consulta web, asi mismo, el despliegue y registro de actuaciones de conformidad con el rol y momento procesal, lo que habilita a la herramienta para el registro de documentos y expedientes digitales con medidas de seguridad tecnológicas adecuadas, que permiten habilitar el caracter probatorio de conformidad con los procedimientos establecidos.
Por lo anterior, la información que se solicita al usuario al registrar o modificar una actuacion varía dependiendo de la actuacion, el evento que despliegue y la información que ingrese el usuario.
Luego de ubicado el proceso en el que va registrar la actuación y/o anexar documentos haga lo siguiente:
- Seleccione la opción Tramitar en la parte inferior de la pantalla desplegada.
Luego de clic en la opción Nueva Actuación, que se encuentra en la parte inferior de la pestaña Historial de actuaciones
- Seleccione el tipo de actuación: de despacho o secretaría; las actuaciones creadas de despacho exigen adjuntar documentación.
- Determine si la actuación es CONFIDENCIAL, es decir sólo visible para el despacho, caso en el cual no se podrá observar la actuación a través de la consulta de procesos ni de los usuarios internos del Consejo de Estado y solo será visible para el despacho del ponente. En este caso tampoco será visible el documento asociado a la actuación que se registra como reservada.
- Establezca si los documentos podrán ser vistos sólo por el despacho, los sujetos procesales y sus apoderados. Al activar esta casilla, los documentos quedarán como copia y no podrán ser observado ni descargados a través de la consulta de procesos ni por los usuarios internos del Consejo de Estado.
Recuerde que…
Debe activar esta acción siempre que el despacho o el secretario así lo disponga, dado que, esta acción afecta el proceso de notificaciones.
- Para adjuntar el documento a la actuación seleccione el botón Anexar archivos.
- Para finalizar el registro y una vez confirmada la información registrada para la actuación, haga clic en el botón Registrar actuación.
El hecho que una actuación o documento sea reservado no impide que se anexen nuevas actuaciones y documentos al proceso.